Alles, was ein Backoffice leisten muss
Mit diesen Anforderungen zum modernen Büro
Das Backoffice bezeichnet den Teil eines Unternehmens, in dem alle Prozesse stattfinden, die im Hintergrund eines Betriebs ablaufen. Wenn diese Prozesse reibungslos funktionieren, ist das Tagesgeschäft intakt. Im Unterschied zum „Front Office“ ist es schnell definiert. Hier werden alle Tätigkeiten rund um den direkten Kundenkontakt abgewickelt.
Der andere Bereich ist für die Bereitstellung der benötigten Infrastruktur, Administration oder Produktion verantwortlich. Struktur ist hier gefragt. Auch ein funktionierendes technisches Setup gibt den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen die Möglichkeit, gute und erfolgreiche Kundenkommunikation zu pflegen.
Personal, Rechnungswesen, IT-Support oder die Telefonzentrale sind Hauptaufgaben eines professionellen Bürodienstleisters. Wie der Name schon sagt, agiert das Backoffice im Hintergrund. Trotzdem ist es eine der wichtigsten Schaltstellen in jedem Unternehmen. Es ist für die Aufrechterhaltung des Kerngeschäfts verantwortlich.
Dienstleister zu sein und Service zu ermöglichen, benötigt eine gute Zusammenarbeit der Fachabteilungen. Alle Vorgänge und Verfahrensweisen für die einzelnen Kunden müssen gelernt und automatisiert werden. Natürlich stehen sehr gute Sprachkenntnisse und Kommunikation im Vordergrund.
Backoffice als Rückgrat des Unternehmens
Der Begriff Backoffice kann mit dem Rückgrat eines Menschen verglichen werden. Es verbindet alle Funktionseinheiten und stellt den reibungslosen Ablauf aller Prozesse her. Wenn genau das problemlos funktioniert, setzt jedes Unternehmen einen klaren Kurs auf Erfolg. Niedrige Kosten, schnelle Kommunikation und hohe Produktivität der einzelnen Abteilungen sind die Folge.
So sind die Bereiche im Backoffice aufgebaut
Das Backoffice umfasst viele unterschiedliche Abteilungen in einem Unternehmen. Die Struktur ist von Firma zu Firma oft verschieden untergliedert, da kleinere Firmen Bereiche oft zusammenlegen. Das spart Kosten und Mitarbeiter. Grundsätzlich bezeichnet man folgende Abteilungen aber als die Grundpfeiler eines Backoffice, das man natürlich auch auslagern kann.
Buchhaltung und Controlling
Diese Abteilung zeichnet alle finanziellen Transaktionen des Unternehmens auf. Dafür ist die Buchhaltung zuständig und nutzt Ihre Systeme. Aus dem Zahlenwerk entsteht eine transparente Dokumentation für die Geschäftsführung zu erstellen.
Die Buchhaltung muss diese Daten gemäß den Vorschriften von Behörden dokumentieren und gegebenenfalls Rechenschaft ablegen können. Daran schließt sich sofort das Controlling. Mit den Daten der Buchhaltung wird verglichen, welche Transaktionen lukrativ waren und welche nicht effektiv. Ableitungen daraus führen zu Veränderungen der Firmenstrategie.
Personalabteilung
Jedes Unternehmen braucht Menschen, die Ideen zu Produkten verwandeln. Dafür benötigt man eine Personalabteilung. Sie rekrutiert neues Personal und kümmert sich auch um die interne Weiterentwicklung.
Die Personalabteilung oder auch die HR-Abteilung ist das Fenster nach außen. Auf Messen und Veranstaltungen werden potenzielle Interessenten mit allen Informationen über Firma und Möglichkeiten versorgt. Auch diese Abteilung wird oft komplett an externe Dienstleister ausgelagert.
Rechtsabteilung
Die Rechtsberatung ist oft abhängig von der Firmengröße. Erst ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl leisten sich vor allem mittelständige Unternehmer eine eigene Rechtsabteilung. Diese erstellt, prüft und ändert Verträge. Außerdem schätzen sie Vorgänge auf Ihre rechtskonforme Umsetzung ein.
Sekretariat
Das Sekretariat ist die Schaltstelle Nummer 1 eines jeden Unternehmens. Hier werden Termine geplant, die Kalender der Geschäftsführer gepflegt und Assistenzaufgaben erledigt. Ein ausgelagertes Sekretariat kann mit den verschiedensten Sprachen und flexiblen Zeitmodellen die Ansprechbarkeit des Unternehmens massiv erhöhen. Es ist die erste Ansprechfunktion sowohl intern als auch extern, wenn sich Anfragen an die Geschäftsführung richten.
IT
Immer wichtiger wird die IT-Abteilung. Sie stellt den reibungslosen Datenverkehr innerhalb sowie außerhalb einer Firma zur Verfügung und pflegt diese. Kommunikationssicherheit und Leitungsgeschwindigkeit sind Hauptaufgaben dieser Abteilung.
Die Mitarbeiter der IT müssen die notwendige Software ausnahmslos beherrschen. Außerdem sind sie für die Weitergabe dieses Wissens an alle anderen Kollegen und Kolleginnen verantwortlich.
Die Aufgaben eines Backoffice
- Die Durchführung der angenommenen Aufträge
- Die Aufrechterhaltung eines IT- Supports
- Projektunterstützung jeder Art
- Rechtliche Bewertung aller Vorgänge
- Entlastung der Geschäftsführung im Sekretariat