Telefonservice – wie funktioniert das?

Ihr Beruf verlangt höchste Konzentration, doch ständig klingelt das Telefon? Sie sind oft außer Haus unterwegs? Sie können aufgrund von Gesprächsterminen, Meetings, Urlaubsplänen oder anderen Gründen Ihre Telefonate nicht immer persönlich entgegennehmen?

In solchen Fällen sind Ihre Kunden bei einem Sekretariatsservice gut aufgehoben. Dieser ersetzt die Bandansage Ihrer Mailbox und erteilt Ihren Kunden die nötigen Auskünfte. Bei bluepartner kommen Sie in drei Schritten zu ihrem persönlichen Telefonsekretariat.

Schritt 1: Sie kontaktieren uns

Dies ist zum Beispiel online über unser Kontaktformular möglich. Alternativ können Sie uns einfach unter unserer kostenlosen Servicenummer 0800 8080 765 anrufen und uns Ihre Wünsche telefonisch mitteilen.

Schritt 2: Wie können wir Ihnen helfen?

Gemeinsam finden wir den für Ihre Bedürfnisse passenden Tarif. Anschließend erhalten Sie einen Fragebogen, der uns dabei hilft, Ihren persönlichen Sekretariatsservice individuell für Sie einzurichten. Prinzipiell können Sie hierbei zwischen drei Basis-Optionen wählen:

Der ständige Vorzimmer-Service: Alle eingehenden Anrufe werden zu Ihnen durchgestellt. Sollten Sie nicht erreichbar sein, erhalten Sie von uns eine Gesprächsnotiz mit dem Inhalt des Anrufs, wahlweise per E-Mail und/oder SMS.

Der zeitgebundene Vorzimmer-Service: Gespräche werden nur in der von Ihnen gewünschten Zeit zu Ihnen durchgestellt, in der übrigen Zeit erhalten Sie von uns eine Gesprächsnotiz.

Die schriftliche Benachrichtigung zu jedem Anruf: Es erfolgt kein Durchstellversuch, Sie erhalten stattdessen zu jedem Anruf eine Gesprächsnotiz.

Hierbei handelt es sich um keine statische, unabänderliche Auswahl: Haben Sie beispielsweise den ständigen Vorzimmer-Service gebucht und möchten für eine gewisse Zeit dennoch keine Anrufe durchgestellt bekommen, teilen Sie uns dies per Abwesenheitsnotiz mit – wir bearbeiten daraufhin für die gewünschte Zeit unmittelbar die Anrufe Ihrer Kunden. Zusätzlich entscheiden Sie über viele weitere Optionen, wie beispielsweise: Welche Begründung soll für Ihre Abwesenheit formuliert werden? Wie lauten die Namen der Mitarbeiter, nach denen Ihre Kunden sich erkundigen können? Wie soll in dringenden Notfällen (wie etwa kurzfristigen Terminabsagen) verfahren werden?

Schritt 3: Ab jetzt sind wir für Sie da!

Sind alle Formalitäten geregelt, übernehmen wir für Sie: Für die von Ihnen gewünschten Zeiten lassen Sie Ihre eingehenden Anrufe künftig per Rufumleitung bei bluepartner eingehen. Mit Ihrer persönlichen Einwahl bei uns sind die relevanten Daten zu Ihrem Unternehmen sowie die von Ihnen zuvor gewählte Begrüßungsformel verknüpft. Bei eingehenden Anrufen werden diese Daten auf dem Bildschirm des Mitarbeiters angezeigt, sodass der Anrufer in Ihrem Namen oder dem Namen Ihres Unternehmens begrüßt und sein Anliegen bearbeitet werden kann.

Abhängig davon, was Sie mit uns vereinbart haben, erfolgt nun entweder ein Durchstellversuch oder wir bearbeiten selbst flexibel das Anliegen Ihres Kunden: Wir helfen etwa bei der Navigation durch Onlineshops, nennen die Adresse für Bewerbungsunterlagen, nehmen Bestellungen auf oder teilen Ihrem Kunden mit, wann er mit Ihrem Rückruf rechnen kann. Der Anruf und das individuelle Anliegen Ihres Kunden werden daraufhin aussagekräftig dokumentiert und unmittelbar an Sie weitergeleitet.

Fotonachweis
Urheber: Andreas Sauer

ein Kommentar

  1. Trivio schreibt:

    Veröffentlicht am 30. November 2014 at 22:24

    Ich bin als Selbstständiger sehr begeistert von einem Sekretariatsservice. Da ich nicht immer am Arbeitsplatz sein kann und auch mal den ein oder anderen Urlaubstag nehmen möchte, garantiert mir der Sekretariatsservice oder auch ein reiner Telefonservice, dass ich für meine Kunden erreichbar bin. Mit dem anbietenden Dienstleister wird vorher vereinbart nach welchen Schritten dieser handelt; dadurch macht es keinen Unterschied, ob ich persönlich ans Telefon gehe oder mich vertreten lassen. Auf Grund sehr guter Erfahrungen kann ich jedem einen solchen Sekretariatsservice sehr ans Herz legen, da er entlastend wirkt und hervorragenden Service bietet. LG

Eine Antwort hinterlassen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *