Meister der Freundlichkeit: So geht's trotz Kundenbeschwerden!"

Mit unserem Background als Serviceanbieter wissen wir genau, wie Service geht. Und doch gibt es Situationen, in denen man eine Art Leitfaden braucht, der hilft, schwierige Situationen zu überstehen. Ein wesentlicher ist hier die Freundlichkeit am Telefon – hilft sie doch, selbst bei herausfordernden Kunden professionell zu bleiben. Kundenbeschwerden gehören bekanntlich zum Alltag, aber wie können wir trotzdem freundlich und respektvoll reagieren?

Hier sind einige unserer bewährten Tipps:

• Zuhören: Kunden möchten sich gehört fühlen. Lass sie ihre Sorgen und Beschwerden teilen, ohne sie zu unterbrechen. Dadurch werden Empathie und Respekt für ihre Gefühle deutlich.
• Ruhig bleiben: Auch wenn der Kunde aufgebracht ist, ist es wichtig, selbst ruhig zu bleiben. Eine gelassene Stimme kann dazu beitragen, die Situation zu beruhigen.
• Keine Schuldzuweisungen: Selbst, wenn das Problem nicht auf unserer Seite entstanden ist, vermeiden wir es, Schuld zuzuweisen. Stattdessen konzentrieren wir uns auf Lösungen.
• Einfühlungsvermögen zeigen: Wir zeigen Verständnis für die Gefühle des Kunden, selbst wenn wir ihre Sichtweise nicht teilen. Ein einfühlsamer Satz wie "Ich verstehe, dass das frustrierend sein kann" kann Wunder wirken.
• Klar kommuniziere: Wir machen dem Kunden deutlich, wie wir helfen werden, das Problem zu lösen. Klare Kommunikation schafft Vertrauen.
• Geduldig bleiben: Manche Beschwerden erfordern Zeit, um gelöst zu werden. Geduld ist hier von entscheidender Bedeutung. Wir lassen den Kunden wissen, dass wir die Problemlösung anpacken.
• Dankbarkeit ausdrücken: Am Ende des Gesprächs bedanken wir uns beim Kunden für die Zeit und das Feedback. Damit drücken wir auch unsere Wertschätzung aus.
• Feedback nutzen: Kundenbeschwerden sind eine wertvolle Quelle für Verbesserungen. Wir nutzen sie, um unsere Prozesse zu optimieren und sicherzustellen, dass ähnliche Probleme in Zukunft vermieden werden.

Digital & Online

In der heutigen digitalen Welt, in der Kunden leicht ihre Meinungen online teilen können, ist die Fähigkeit, freundlich und professionell auf Beschwerden am Telefon zu reagieren, von entscheidender Bedeutung. Es ist nicht nur eine Frage der Kundenbindung, sondern auch eine Frage des Images. Also, freundlich bleiben, auch wenn es schwierig wird. Für uns sind diese Gespräche ein Gradmesser für unser Tun, unseren Service. Je besser wir Beschwerden als Feedback verstehen und unsere Prozesse, wenn nötig und passend, daran ausrichten, desto enger binden wir unsere Kunden.