Zeitdieb Meetingkultur: Alternativen & Empfehlungen für mehr Effizienz

Montag das Montagsmeeting, um die letzte Woche zu rekapitulieren; Dienstag ein Meeting mit dem Team, um sich auszutauschen; Mittwoch ein Meeting mit der Projektgruppe, bei dem wieder nichts vorangeht; Donnerstag ein Meeting zur geplanten nächsten Aktion; Freitag irgendein Meeting, das nicht mehr in die Woche gepasst hat…

Meetings gehören in vielen Büros zum Alltag und verteilen sich nicht immer auf mehrere Tage, sondern konzentrieren sich auch schon mal und finden nacheinander an einem Tag statt. Was dabei herauskommt, ist oft: nichts. Vertane Zeit, in der man schon andere Sachen hätte erledigen können. Nach den Meetings, die oft Stunden dauern, ist man stattdessen platt und nicht mehr aufnahmefähig. Warum also gibt es überhaupt immer noch diese Meeting-Kultur? Wie kann man Meetings effizienter gestalten? Und was sind gute Alternativen?

Moderation & Checklist

Ein nicht-moderiertes Meeting geht oftmals ins Nichts. Man diskutiert so vor sich hin und kommt von einem Thema aufs andere. Häufig werden da auch Themen ausgebreitet, die eigentlich gar nicht ins Meeting gehören. Die Folge ist, dass man es einerseits schlecht protokollieren kann und andererseits, dass die wichtigen Themen vielleicht sogar untergehen oder man sie nicht bis zum Schluss besprochen hat.

Um dem entgegenzuwirken, kann man eine moderierende Person bestimmen, welche die Teilnehmer*innen durch den Ablauf führt. Idealerweise (bei großen Meetings) gibt es eine Checklist, die den einzelnen Mitgliedern vorab zugeschickt und auf der vermerkt werden kann, dass das Thema diskutiert wurde. Das spart nicht nur Zeit, sondern gibt dem Meeting auch eine Struktur.

Damit alle auf dem Laufenden sind, empfiehlt es sich auch, vor dem Meeting das letzte Protokoll zu lesen. Dann müssen Dinge nicht wiederholt werden und das Meeting wird nicht unnötig in die Länge gezogen.

Teilnehmerliste & pünktliches Erscheinen

Vorher sorgfältig auszuwählen, welche Personen am Meeting teilnehmen, gehört auch zu einer guten Planung. Die Informationen sollen schließlich einen Mehrwert bieten – sonst ist es vertane Zeit. Laden Sie also nur Menschen zu dem jeweiligen Meeting ein, wenn diese etwas Wichtiges beizutragen haben oder die über Gegebenheiten informiert werden sollen. Außerdem ist eine kleine, begrenzte Teilnehmerzahl zielführender bei Diskussionen. Sitzen nämlich zu viele Menschen im Meeting, bilden sich Grüppchen, die untereinander ihren eigenen Austausch führen – was nicht sehr effizient ist.

Alle Teilnehmer*innen sollten natürlich darauf achten, pünktlich zum Meeting zu erscheinen. Verspätungen nerven und kosten Zeit – manchmal wird dann der Anfang nochmal wiederholt, was Ungeduld hervorrufen kann und das Meeting in die Länge zieht. Es ist auch möglich, eine Vereinbarung zu treffen, die besagt, dass Zuspätkommende die Informationen im Protokoll danach selbst nachlesen müssen. Ob das im Einzelfall funktioniert und nicht eher einen negativen Effekt auf die Diskussionskultur hat, ist jedoch fraglich.

Ein vorzeitiges Ende

Meetings müssen nicht immer bis zur letzten Minute durchgezogen werden. Ist alles besprochen und gibt es nichts mehr zu sagen, was inhaltlich zum Thema des Meetings passt, kann es auch mal ein vorzeitiges Ende finden. So können alle wieder an ihre Plätze zurück und verschwenden keine wertvolle Zeit. Gerade bei einem langen Meeting sind viele Teilnehmer*innen auch froh, wenn es vorbei ist – weil es schlaucht.

Empfehlenswert ist auch die Erlaubnis, ein Meeting zu verlassen, wenn der eigene Redebeitrag abgeleistet ist und die Themen danach manche Mitarbeiter*innen nicht mehr tangieren.

(Elektronische) Alternativen

Auch wenn die gute alte E-Mail schon ein bisschen in die Jahre gekommen ist: Sie ist immer noch eines der effizientesten Tools, viele Menschen gleichzeitig mit Informationen zu versorgen. E-Mails können tatsächlich Meetings ersetzen, die nur darauf ausgelegt sind, Informationen zu vermitteln. Wenn man also alles, was in dem angesetzten Meeting besprochen werden soll, genauso gut in einer Mail zusammenfassen kann, sollte man den Termin besser absagen.

Trello ist beispielsweise zum Organisieren eine gute Alternative. Man kann To-do-Listen erstellen und abhaken, Fristen setzen, Mitglieder für Projekte bestimmen, eine Checklist einfügen usw.

Auch Slack eignet sich für detailliertere Absprachen. Besonders super ist dieses Tool, wenn Mitarbeiter*innen nicht vor Ort arbeiten, sondern beispielsweise im Homeoffice. Dann kann in der Gruppe (die auch auf „privat“ gestellt werden kann) das weitere Vorgehen beschlossen werden.

Wer dennoch auf direkte Face-to-face-Kommunikation setzt, kann auch eine Stehkonferenz anberaumen – zur Informationsvermittlung. Da Stehen anstrengend ist, wird das Meeting auch nicht lange dauern und die Redner*innen werden sich nur auf die wichtigsten Punkte konzentrieren. Das Gefühl, Zeit verschwendet zu haben, wird sich bei einer solchen Konferenz wahrscheinlich nicht einstellen.

Fazit

Meetings sind eine gute Möglichkeit, sich im Team oder auch bereichsübergreifend auszutauschen – an der Effizienz hapert es jedoch oft. Gute Planung und Strukturen sind hier gefragt, aber auch eine Offenheit bezüglich digitaler Alternativen. Diese können spezielle Arten von Meetings nicht ersetzen (z.B. Brainstorming) – bieten aber für Absprachen und zur Informationsvermittlung einen ebenso guten Rahmen und sind etwas flexibler gestaltbar.

Wenn Sie also bei der Analyse Ihrer Meeting-Kultur feststellen, dass diese verbesserungswürdig ist, schauen Sie auch auf die Ursachen und überlegen Sie sich, was Sie auf welche Weise verändern können. Denn eine effiziente Meeting-Kultur lohnt sich für das gesamte Unternehmen.

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