Zeitmanagement – so geht’s!

Hier noch ein spontaner Termin, da noch eine näher rückende Deadline, jetzt fällt überraschend die Technik aus – schlechte Planung und Multitasking sind von gestern und verstärken den Stress. Wie man mit dem sogenannten Monotasking und festen Abläufen die Zeit am besten nutzt und dabei noch entspannt bleibt, zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag.

Planen, planen, planen

To-do-Liste erstellen: Bei vielen unterschiedlichen Aufgaben (oder Tasks mit organisatorischen Details) macht eine To-do-Liste durchaus Sinn. Hier kann man einfach markieren, was dringend ist und was nicht. Jetzt nur noch Deadlines eintragen und Notifications einstellen – schon hat man den perfekten Überblick. Hierfür eignen sich beispielsweise Trello oder diverse mobile Apps.

Ruhepausen: Morgens vor der Arbeit noch ein bisschen relaxen, in Ruhe bei Kaffee / Tee Zeitung oder ein Buch lesen entspannt und bereitet Sie auf den Tag vor. Rechtzeitiges Aufstehen ist dafür natürlich unabdingbar. Ruhepausen sollten aber nicht nur vor Arbeitsbeginn stattfinden; ebenso wichtig ist auch regelmäßiger Urlaub. Warten Sie nicht darauf, dass Sie nicht mehr können. Sich von einem Burn-out zu erholen, kann sehr lange dauern. Nehmen Sie sich gegebenenfalls kleinere Auszeiten wie ein verlängertes Wochenende oder mal einen spontanen freien Tag, wenn Sie es brauchen (und sofern Ihr Arbeitgeber dies unterstützt). Energie tanken ist eine Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Zeitmanagement.

Feste Abläufe: Der Mensch ist ein Gewohnheitstier – hat man schon oft gehört, ja. Stimmt in den meisten Fällen auch. Falls Sie ein Mensch sind, der sich in festen Abläufen am wohlsten fühlt, machen Sie sich einen Plan von dem, was so ansteht. Dies kann ein Tagesplan sein, ein Wochenplan – wie auch immer Sie eben planen müssen. Oft fallen einem bei solchen Plänen die Schwachstellen auf und man realisiert, dass der Arbeitstag eben doch nur eine gewisse Anzahl an Stunden hat, die er auch nicht überschreiten sollte. Planen Sie nur das, was Sie auch schaffen können – und planen Sie großzügig und so, dass Sie nicht unter Zeitdruck geraten. Denn Pläne können auch durch unvorhergesehene Situationen durcheinander geraten.

Etwas Flexibilität: Wie gerade schon erwähnt, ist ein gemachter Plan nicht immer durchführbar. Krankheit, ein kaputtes Auto / Fahrrad / Computer, ein kurzfristiger Termin, der sich nicht verschieben lässt – sowas kann immer passieren. Gestehen Sie sich ein bisschen Flexibilität zu. Bei einem großzügig gestrickten Plan wird Sie so etwas nicht aus der Bahn werfen.

Nein sagen: Wenn die oder der Vorgesetzte mit noch mehr Aufgaben kommt und Sie jetzt schon straucheln – lieber mal Tacheles reden und ablehnen. Fingerspitzengefühl ist da manchmal schon gefragt. Nein sagen kann auch bedeuten: Sachen abgeben. Auch wenn es schwer fällt, Dinge, an denen man schon lange sitzt und viel Energie reingesteckt hat, weiter zu delegieren, lohnt es sich doch, nicht mehr für alles Mögliche verantwortlich zu sein und eine Deadline weniger zu haben.

„One task at a time“ (Monotasking): Nicht bei jedem Beruf und zu jeder Zeit möglich – aber falls Sie es einrichten können, kümmern Sie sich am besten darum, nur an einer Sache zu arbeiten. So sind Sie weniger abgelenkt und können sich richtig auf das Thema einlassen. Außerdem schließen Sie Ihre Projekte auf diese Weise viel schneller ab und sehen einen persönlichen Erfolg mit der Abgabe – das motiviert!

Internet aus: Nein, ganz so drastisch muss man natürlich nicht werden. Aber es könnte sich durchaus lohnen, das Handy einmal nicht in Sichtweite zu legen, den Ton auszuschalten oder den Flugmodus zu aktivieren. Auf diese Weise kann man sich hochkonzentriert einer Aufgabe widmen, ohne alle fünf Minuten herausgerissen zu werden.

Nervige Aufgaben nicht aufschieben: Man kennt das Problem noch aus der Schule – in Mathe schnell die einfachen Aufgaben lösen, damit man noch Zeit hat, über den schwierigen zu brüten. Unter Zeitdruck ist diese Methode wahrscheinlich die effizienteste. Hat man aber gut geplant, muss das nicht sein. Schnell zu erledigende Aufgaben kann man auch super in eine Tageszeit legen, in der man nicht so konzentriert ist, wo die Luft vielleicht schon etwas raus ist. Nach dem Mittagessen oder am Nachmittag ergeben sich oft diese Arten von Zeitfenstern. Da bietet es sich an, morgens mit frischer Energie das Schwierige in Angriff zu nehmen (vorausgesetzt, man ist jemand, die oder der morgens ein gutes Maß an Energie hat), um dann nachmittags etwas entspanntere Dinge anzugehen. Auch das gehört zu einem guten Zeitmanagement: Die vermeintlich unproduktive Zeit zu nutzen, statt sich zu überfordern.

Klare Arbeitszeiten: Ein*e gute*r Arbeitnehmer*in ist jederzeit erreichbar? Falsch. Um abschalten zu können, ist es wichtig, klar zu definieren, wann gearbeitet wird – da muss man außerhalb der Arbeitszeiten nicht mehr zur Verfügung stehen. Ausnahmen zu dieser Regel sollten nicht überhand nehmen. (denn Ausnahmen gibt es natürlich manchmal, beispielsweise wenn die Deadline doch zu knapp gewählt wurde oder eine Instanz nicht rechtzeitig fertig geworden ist) Vermeiden Sie es also, in Ihrer Freizeit Arbeits-E-Mails zu lesen oder das Diensttelefon eingeschaltet zu lassen.

Was habe ich nun von all dem guten Zeitmanagement?

Die Antwort lautet: sehr viel! Sie fühlen sich weniger gestresst, weil Sie nicht alles zur selben Zeit erledigen müssen. Weniger Stress, weniger Wahrscheinlichkeit, einen Burnout zu bekommen. Sie werden außerdem merken, wie wirksam sich gutes Zeitmanagement sowohl in Ihrem Privatleben als auch in Ihren Arbeitsergebnissen bemerkbar macht. Sie sind zufriedener, weil Sie entspannter sind. Sie haben das Gefühl, etwas geschafft zu haben – und Ihre Sache dabei gut gemacht zu haben.

Natürlich ist gutes Zeitmanagement nicht für jeden Menschen möglich. Bei Freiberufler*innen, Selbstständigen oder in Jobs, bei denen man auf Abruf verfügbar sein muss, kann man nicht so einfach planen, wie es einem passt. Auch fühlen sich manche Menschen in festen Strukturen eingeengt und können dann nicht mehr so kreativ oder produktiv sein, wie sie es sich wünschen. Hier muss ein gutes Maß zwischen beruflich und privat gefunden werden, in dem man sich wohlfühlt. Auf Pausen und Phasen der Regeneration sollte hier jedoch besonders geachtet werden.

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