Das digitale Backoffice als Service Center der Zukunft

Die Organisation von Wort und Schrift

Über papierlose Büros und effektives Arbeiten tauschen sich Unternehmer und Mitarbeiter schon seit fast 50 Jahren intensiv aus. Was kann man optimieren? Wo sind Prozesse schlanker zu gestalten und welcher Ansatz der Speicherung von Daten ist der richtige? Auch die Funktion einer Sekretärin und die Notwendigkeit von Rufumleitungen zur dauerhaften Erreichbarkeit werden immer wieder diskutiert. Das ebuero (und das auch extra digital lesbar ohne Umlaute geschrieben) der Zukunft braucht eine Planung, die alle mitnimmt, nicht vollständig menschenfrei wird, aber einen Büroservice garantiert, der dem Kunden eine umfassende Kommunikation erlaubt. 

Diese Bereiche des ebuero kann man digitalisieren

Digitalisierung bedeutet, ganz einfach gesprochen, die Übermittlung der Daten auf anderen Wegen zu organisieren. Damit sollen Arbeitsprozesse optimiert, Aufwand gespart und Fehler vermieden werden. Nur ist es eben gar nicht so einfach, gelernte Prozesse einfach so zu verändern. Es handelt sich eben nicht nur um eine Rufumleitung IPhone oder Rufumleitung Android, die man einstellt und dann ändert sich alles. Die Steuerung des Unternehmens im Bereich Kommunikation zu einem virtuellen Büro muss vorbereitet sein. Das bedeutet am Anfang der Transformation zusätzliche Kosten und sollte gut durchdacht sein.

Die Elemente, die man im Büro digitalisieren kann, sind:

Der Effekt eines digitalen Backoffice

Der Haupteffekt eines Büros der Zukunft sind die besseren Organisationsmöglichkeiten der Kommunikation. Der Kundenkontakt kann optimaler, schneller und direkter durchgeführt werden. Durch mail Adresse und ebuero app können Fragen und Anforderungen nachvollziehbarer kommuniziert und verwaltet werden. Außerdem kann rechtlich einwandfrei von A nach B gesendet und wieder empfangen werden. Individuelle Kundenwünsche werden viel leichter in die Umsetzung gebracht. Die sogenannten virtuellen Büros sorgen dafür, dass sich auch neue digitale Geschäftsmodelle schneller in den “normalen Lauf” des Unternehmens eingliedern lassen. Anrufe werden weitergeleitet, ohne dass Urlaub oder Krankheit ein Hindernis sind. Rechtliche und betriebliche Vorgaben können ebenfalls besser verfolgt werden. 

Aber allein die die Option einer Rufumleitung und eines Anrufbeantworters mit der message „Hinterlassen Sie eine Nachricht” ist noch kein digitales Backoffice. Der nächste Schritt ist ein menschlicher und besteht darin, die nach dem digitalen Schritt gewonnene Zeit für verbesserte Kundenkontakte zu nutzen. Nutzt man alle Möglichkeiten dieses Zusammenspiels von Mensch und Maschine erreicht man echte und effektive Kommunikation.

Die Herausforderung eines ebueros

Jeder Wandel kostet Geld und jede Menge Planung. Bevor man also diesen Schritt der digitalen Transformation geht, denkt sich der eine oder andere Unternehmer, könnte man doch einfach ein bisschen mehr in die Ausbildung zur Sekretärin investieren. Und schon wäre das Problem gelöst. Natürlich ist eine effektive Ausbildung der Mitarbeitenden immer gut und eine absolute Rufumleitung als Krönung der Digitalisierung immer schlecht. Aber genau darum geht es eben nicht. Das digitale Büro/ebuero glänzt durch verständliche, schnell zu bedienende Technologien, bestens geschulte Mitarbeitende und schlanke Prozesse. Wenn man sich also die tagtäglichen "Pain Points" vornimmt und den Kunden in den Mittelpunkt der Überlegungen stellt, ergeben sich schnell einige Basis-Fragen für die digitale Optimierung:

Die Kosten der Digitalisierung

Wenn diese Fragen beantwortet sind, kann man die Veränderung klar beziffern und auf Plausibilität prüfen. Wieviel Digitalisierung kann ich mir als Unternehmen leisten? Heutzutage können Standard-Softwarelösungen im Test helfen. Die möglichen Verbesserungen zum Beispiel, Anrufe an eine Testnummer auszuprobieren, können die Effektivität eines solchen Umbaus selbst mit Zahlen untermauern. Ist in den Daten ein Fehler aufgetreten, wenn eine Software die Weiterverarbeitung gemacht hat, brauche ich eine zusätzliche Telefon App für mein Unternehmen. Die klärt, welche der eingehenden Anrufe vom System wie zugeordnet werden. Das alles sind Fragen, die vor einer Einführung einer digitalen Lösung gestellt werden müssen.

Die Testnummer ist eingerichtet

Marketing und der Kundenkontakt, die Dokumentation und die Kommunikation mit den eigenen Mitarbeitern und das logistische Management von Aufgaben und internen Prozessen muss nicht zwangsläufig neu erfunden werden. Eigene CRM-Lösungen, also das Customer Relation Management, sind zwar äußerst individuell, aber eben auch sehr zeitaufwendig und teuer im Setup. Wenn die Anwendung die eigenen kommunikativen Schwächen verringert oder sogar eliminiert, bieten sich heutzutage natürlich auch alternative Lösungen zur Digitalisierung an. Partner, die bereits Remote-Digitalisierung auf dem Markt haben und dabei in auf die Pflege und Weiterentwicklung der ebuero Software spezialisiert sind, sparen Monate Entwicklungszeit und zehntausende Euro Programmierkosten. Außerdem verursacht ja auch noch Maintainance weitere Kosten. Ein Online-Vergleich zwischen individueller Entwicklung und fertiger digitaler Backoffice-Lösung lohnt sich da auf jeden Fall. 

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