Das sind Bürotrends 2022

Das Büro mit dem Service der Zukunft

Unser Arbeitsalltag hat sich massiv verändert. Das ist jeden Tag spürbar. Fachkräftemangel und Pandemie haben den Unternehmen in den letzten 24 Monaten die Aufgabe gestellt, nicht nur die Urlaubsvertretung neu zu regeln. Das gesamte Umfeld braucht eine neue Struktur und ein anderes Office Management. Die Bürotrends 2022 beschreiben ein modernes Contact Center, denn die traditionellen Büroflächen mit klassischer Sekretärin oder klassischem Sekretär schrumpfen. Und das in einem unerwarteten Ausmaß. 

Dagegen werden die aktuellen Arbeitsplätze mit immer besserer IT ausgestattet. Das bedeutet, dass die neuen Bürotrends 2022 das normale Arbeiten einfacher, sicherer und effektiver machen.

Das Büro der Zukunft ist vernetzt

Das neue ebuero

Mitarbeiter im Büro der Zukunft erwarten heute einiges. Und das sollen sie auch. Denn die Zufriedenheit in der Arbeitsumgebung entscheidet maßgeblich über Motivation und Verbundenheit zum Unternehmen. Außerdem werden die Kreativität und die Effektivität durch richtige Arbeitsorganisation massiv gefördert und gesteigert. Aus diesem Grund muss eine zeitgemäße Umgebung digital, mobil, verbindend, sicher, flexibel und offen gestaltet werden.

Fest zugewiesene Plätze und kleine Räume an schmalen, langen Gängen sind das Bürobild der Vergangenheit. Große Räume mit einem hohen Lautstärkepegel waren die andere Seite. Doch ist das noch notwendig? Nein. Modernes Arbeiten bedeutet zu reagieren – ohne die Verbindung zwischen Lohnarbeitszeit und festem Schreibtisch. 

Interaktion und Service im Büro

Das Büro ist dort, wo mich ein Internetanschluss, Strom und ein Smartphone in die Lage versetzen, outbound alles abarbeiten zu können. Die Klangfarbe meiner Stimme ist nicht anders, nur weil ich an einem anderen Platz bin, sondern out of the office. Solange ich als Mitarbeiter meine Anfragen nicht mit “your e mail will not be forwarded” beantworte, ist es in Zukunft offen, ob ich im traditionellen Büro bleibe oder nur virtuell anwesend bin. 

Das Backoffice und Soft Skills

Die Organisation der Zukunft der Arbeit darf den menschlichen Faktor trotz Hotlines, Möglichkeiten der Rufumleitung, ebuero App und Outbound Telefonie nicht vernachlässigen. Hochfunktionale Umgebungen und hybrides Arbeiten verlangen weiterhin nach Orten der Begegnung. Denn das Wohlbefinden des Teams kommt nicht aus der Cloud, der Postweiterleitung oder dem Remote Arbeiten. Austausch muss auch an Orten, wo sich wirklich getroffen wird, organisiert werden. 

Möglichkeiten der Arbeitsorganisation

Diese Plätze garantieren, dass auch wichtige externe Mitarbeiter zu internen werden können. Und das nur, indem sie über die Schulter schauen können. Ausbildung und Weiterbildung sollten auch in Zukunft nicht Remote durchgeführt werden. Denn die Arbeit eines Office Managers umfasst beispielsweise weit mehr, als schnell zu tippen oder eine Rufumleitung für iphone zu installieren. 

Das Büro ist die Schnittstelle aller Kommunikation und Koordination und als Knotenpunkt für Produktion, Administration, Legal und Accounting zu sehen. Dafür braucht es soziale Bindungen des Teams, Kenntnis über Stärken und Schwächen und gelernte Arbeitsabläufe. Heißt: Der Mittelweg ist wie immer der, den man auch in Zukunft gehen sollte.

So wird das Büro der Zukunft gestaltet

Smart Home war das Schlagwort der vergangenen Jahre, um eine Vernetzung von klassischen Haushaltsgeräten um privaten Umfeld zu organisieren. Das ist im Büro von heute nichts anderes mehr. Bei den Bürotrends 2022 Back Office und Geräte sollten miteinander so vernetzt sein, dass tatsächliches Arbeiten schneller und leichter durchgeführt werden kann. 

Trotzdem führt der Wechsel der Systeme am Ende sogar zu Energie-und Kosteneinsparungen. Beispiele dafür sind Beleuchtungsregelungen, Heizungstimer und Controller, die defekte Geräte erkennen und melden. Damit kann schneller reagiert werden und Stromverschwendung wird minimiert.

Die moderne Büroaufteilung

Die Mitarbeiterzonen im Büro bekommen natürlich auch einen Refresh. Ein Aufbau wie im Call Center, wo hunderte Arbeitsplätze wie in einer Legebatterie organisiert sind, war gestern. Die Organisation eines neuen Arbeitslebens wird in Desk-Sharing Zonen, Plätzen der Zusammenarbeit, Orten für fokussiertes Arbeiten allein und Projektflächen aufgeteilt. Dabei können auch Tätigkeiten outgesourct werden oder andere Firmen in ein Sharing Modell der Bürofläche integriert werden. 

Das klassische Front Office/Back Office Modell scheint ausgedient zu haben. Die Bewerber von morgen erwarten auch mehr ein Customer Service Center als ein klassisch überladenes Papierbüro. 

Bewegung und Gesundheit bei Bürotätigkeiten

Nicht zu vergessen ist dabei die gesundheitliche Komponente. Tische die höhenverstellbar sind, Räume, die auf Bewegung konzipiert sind, und Ruheräume sind kein Luxus.  Sie steigern die Leistungsbereitschaft. Kein Unternehmen kann es sich heute noch leisten, nach 12 Monaten Kündigungen auf den Tisch zu bekommen. Und das nur, weil die versprochene Arbeitsqualität nicht ausreicht. 

Die obligatorische Tischtennisplatte und der Kickertisch scheinen mittlerweile wie ein Angebot aus den Anfängen der IT-Startup Branche. Doch weit gefehlt. Jedes Angebot zur Bewegung motiviert und beugt sowohl Herz-Kreislauf-Erkrankungen als auch Haltungsschäden durch Fehlbelastungen vor. Der Wechsel zwischen konzentriertem Arbeiten und Entspannungsphasen bringt dem Körper in kürzester Zeit Energie und hebt das Aktivitätslevel massiv.

Ausbildung und Weiterbildung sind klare Bürotrends

Für ein professionelles Arbeitslevel eines administrativen Teams sollten die Fähigkeiten, die jeder mitbringt, mindestens ein solides Grundniveau besitzen. Büroservice bedeutet einen 10 Finger schreiben Test locker zu bestehen. Ein Schreibtrainer Online kann in der Vorbereitung dazu helfen. Ein Anrufbeantworter ist kein unprogrammierbarer Gegner und eine Rufumleitung Android kann in wenigen Sekunden eingestellt werden. 

Die Bürowelt der Zukunft hat digitale Lernmodelle

Online anrufen ist 2022 ganz normal und Büroservice wird in Dateinamen Bueroservice geschrieben. Die Datenverarbeitung der Systeme freut sich über weniger Fehlermeldungen.  Zusätzlich sollte man eine Abwesenheitsnotiz englisch und deutsch formulieren zu können. Außerdem müssen alle eine Rufumleitung einrichten und die Rufumleitung auch wieder deaktivieren können, jeden Anruf weitergeleitet bekommen und den Nachsendeservice der Deutschen Post on-und offline bedienen können.

Currently out of the Office

Das Büro der Zukunft ist ganzheitlich auf die Mitarbeiter und eine Arbeitsumgebung die Effektivität, Ressourcenschonung und Gesundheit in einen besseren Einklang als bisher bringen. Das Modell von Teammitgliedern, die intern und extern arbeiten und so effektiver als früher sind, ist eines der wahrscheinlichen Büromodelle der Zukunft. 

Auslagerung an professionelle Anbieter

Ein zweites Modell organisiert Kompetenzzentren für bestimmte Tätigkeiten bei verschiedenen Arbeitgebern. Outbound calls und Administration liegen in einer anderen Hand als andere Serviceleistung. Die gewohnt alte Anschrift der Firma wird für die Kunden beibehalten. Nur die Arbeit wird virtuell geleistet, für jede gewünschte Adresse. 

Die Bürotrends 2022 sind klar. Tippen lernen muss nicht jeder, wenn er oder sie viel größere Fähigkeiten in anderen Bereichen hat.