Social Media im Büro richtig nutzen
Wenn man an Social Media denkt, kommen vielen zuerst die Freizeitanwendung und die Flut an Fotos in den Sinn. Meistens privat, eigentlich immer gut gelaunt und oftmals „geschönt“. Arbeite ich allerdings, bin angestellt, etwa bei einem Bürodienstleister, als Sekretärin, Sekretär, sind soziale Medien am Schreibtisch nicht wirklich erwünscht. Oder? So sollte man Social Media im Büro richtig nutzen.
Soziale Netzwerke (Social Networks) sind mittlerweile ein wichtiger Bestandteil des Marketing Mixes und sollten in einer Welt im Jahr 2023 auch angewendet werden. Allerdings: Wenn es um das eigene Ich, die reine Selbstdarstellung also, geht, dann darf an der Sinnhaftigkeit von Social Media im Job gern gezweifelt werden.
Und doch bietet Social Media rund um die Arbeit oder am Arbeitsplatz auch Chancen. Nicht nur, dass man sich im Bewerbungsprozess für einen Job alle verbindenden Funktionen zunutze machen kann, nein, da geht weitaus mehr. Die Vernetzung und Kontaktaufnahmemöglichkeiten im laufenden Job fördern die Kommunikation und helfen im besten Fall auch beim Abverkauf. Erkannt haben das inzwischen einige, wie der Social Media Atlas von 2021 weiß: Danach sind 54 Prozent aller deutschen Erwerbstätigen bei Social Media unterwegs, um über Plattformen und Blogs ihre Arbeit anzukurbeln.
Die verschiedenen Social Media Kanäle am Arbeitsplatz
Ein Kanal übertrifft schon seit Jahren alle Erwartungen. WhatsApp hat die Kommunikation leichter und schneller gemacht und damit das Telefon und die SMS schier mühelos verdrängt Von allen Social Media Plattformen ist WhatsApp neben Youtube der Renner. Fast 30 Prozent aller Onliner sind auch große Nutzer dieser beiden Anwendungen. Eine virtuelle Assistenz bei einem Bürodienstleister kann ihr Kommunikationsfeld mit Plattformen wie diesen erweitern, schneller kommunizieren, Abläufe damit vereinfachen.
Hier hat die Technologie einen wirklichen Mehrwert zur fast barrierefreien Kontaktaufnahme geschaffen. Auch Youtube gibt Unternehmen die Chance, ohne einen eigenen Sender betreiben zu müssen, Videoinhalte anbieten, zu verschicken und einfach zu teilen. Auch das gehört heute in eine Social Media Strategie und unterstützt und steigert die Brand Awareness (Marken- und Produktmarkenbekanntheit) massiv.
Selbst Facebook und Instagram spielen immer noch eine größere Rolle, wenn man als Firma wahrgenommen werden möchte. Seitdem das Durchschnittsalter der Nutzer steigt, haben auch diese Plattformen an Seriosität und Akzeptanz bei breiteren Zielgruppen gewonnen. Allerdings: Wer auf junge Zielgruppen setzt, der kommt mit den Social Media Klassikern nicht mehr sehr weit. Hier ist etwa TikTok DAS Medium, das genutzt werden sollte. Vor allem, wenn es um die Markendurchdringung bei dieser Zielgruppe geht.
Die neue Kommunikationswelt im Online Marketing
Bekanntheit, Sichtbarkeit, Erreichbarkeit und Abschlüsse sind die zentralen Eckpfeiler bei Erstellung einer Sales-Roadmap. Firmen können sowohl als externe Dienstleister aber auch unter den eigenen Mitarbeitern nicht mehr ausschließlich auf Althergebrachtes setzen. Die neuen Medien, die mittlerweile gar nicht mehr so neu sind, setzen auf Interaktion, auf Motivation und auf die Kraft des Entdeckens. Der User kann selbst Ansprechpartner zu finden, User Generated Content zum Erklären von Prozessen erstellen und einsetzen – kreativ genutzt, hilft Social Media damit dabei, die unternehmerischen Ziele zu erreichen.
Grundsätzlich kann Kommunikation auf allen Ebenen aktiviert und damit verbessert werden. Das finanzielle Risiko für den Einsatz von Social Media ist für Unternehmer eher gering. Liefern doch die Mitarbeitenden vielfach selbst den (redaktionellen) Content, der trägt. Und: Derart verbreiteter Content ist oftmals glaubwürdiger als der, der über offizielle Kanäle ausgespielt wird. Zufriedene Mitarbeitende berichten im Normalfall positiv über die Marke, sprich: das Unternehmen als Arbeitgeber hat ein gutes Urteil. Auch die Produkte der Firma profitieren von einem wachsenden Image. So sind Corporate Blogs mit Erfahrungsberichten aus der eigenen Arbeitsumgebung ein neuer, aber sehr effektiver Weg im Marketing-Mix.
Aber: Es braucht auch klare Regeln für den Umgang mit sozialen Medien im Arbeitsumfeld. Vergisst das Netzt doch nichts … besonders fatal, wenn es um die Reputation eines Unternehmens geht. Nur so kann man Social Media im Büro richtig nutzen.
Wichtige Regeln für Social Media am Arbeitsplatz
Feste Richtlinien für eine professionelle Social-Media-Kommunikation im Job sind daher mehr als empfehlenswert. Verhindert eine solche Grundlage doch missglückte Äußerungen, die eher schaden als nutzen.
Ein Regel-Fahrplan für diese Art der „neuen“ Kommunikation enthält vor allem klare „No Gos“. Das gilt natürlich nur für den social medialen Umgang am Arbeitsplatz – klare (und nicht unsinnig ausufernde) Regeln, die „Off-Limits“ festlegen. Ganz klar auf diese Liste gehören Betriebsgeheimnisse, aber natürlich hat auch das ungefragte Ablichten von Kollegen auf Facebook, Twitter & Co nichts zu suchen. Ebenso klar und ein deutliches No Go: rassistische, kriminelle oder beleidigende Posts – wer derartiges postet, liefert einen Kündigungsgrund.
Social Media sollten Unternehmen und Mitarbeitende als Chance verstehen, nicht als sinnlosen Zeitvertreib des Konsums von Fotos und Mimes. Wenn das allen Beteiligten klar ist, steht dem Einsatz von neuen Medien wirklich nichts im Weg.
6 Punkte für den richtigen Umgang mit Social Media im Job (Quelle erecht24.de):
1. Arbeitnehmer sollten niemals unüberlegten Aussagen über das Unternehmen treffen. Konsequenzen von einer Abmahnung bis zur Kündigung wären die Folge.
2. Betriebsgeheimnisse sind nicht für die Öffentlichkeit bestimmt.
3. Persönliche Meinungen über Vorgesetzte im Unternehmen gehören grundsätzlich nicht in Soziale Netzwerke.
4. Rechtliche Vorgaben müssen eingehalten werden (vor allem das Wettbewerbs- und Urheberrecht!).
5. Mitarbeiter in Führungspositionen sollten ihren aktuellen Standort nicht per geo-tracking mitteilen. Ungewollte Bewegungsprofile könnten die Folge sein.
6. Der Umgang mit sozialen Netzwerken in Unternehmen sollte im Rahmen einer unternehmensbezogenen „Social-Media-Nutzungsrichtlinie“ den individuellen Gegebenheiten des jeweiligen Unternehmens angepasst werden.