„Ich bin dann mal weg!“ – Abwesenheitsnotizen richtig formulieren

Sommerzeit ist Urlaubszeit! Spätestens wenn die Reise gebucht und der Koffer fertig gepackt ist, sind Sie bereit, ins Flugzeug zu steigen und dem Arbeitsalltag temporär Goodbye zu winken. Auf Ihre Urlaubschecklist gehören aber nicht nur Sonnencreme, Flip-Flops und ein gutes Buch, sondern auch die gut geplante Organisation Ihrer Abwesenheitszeit. Hierzu zählt einerseits eine geordnete Übergabe an Ihre Urlaubsvertretung und andererseits Ihre Abwesenheitsnotiz. „Ich bin dann mal weg!“ ist zu kurz gedacht. Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie mit der richtig formulierten Abwesenheitsnachricht auch während Ihrer Abwesenheit im Unternehmen glänzen können.

Diese Abwesenheitsnotizen sind absolute No-Gos

• „Bin bis zum xx.yy.zz im Urlaub!!! Ihre Mails werden nicht gelesen oder bearbeitet!“

Grob übersetzt: „Ich bin nicht da und was Sie von mir wollen, ist mir egal“. Diese Art von Abwesenheitsmail kommt leider ziemlich häufig vor und ist ein verbaler Schlag ins Gesicht für den Empfänger. Die vielen Ausrufezeichen machen es nur noch schlimmer. So wollen Sie Ihre Geschäftspartner, Kunden oder Kollegen sicher nicht ansprechen.

• „Ich bin derzeit nicht im Büro, da ich gerade im Hotelpool schwimme.“

Autsch… Selbst humorvolle Kollegen und Kolleginnen könnten bei dieser Aussage wahrhaft neidisch werden. Daher sollten sie auf solche dreisten Sprüche eher verzichten. Vor allem bei Geschäftspartnern und Kunden, könnte diese Art von Humor ganz schlecht ankommen.

Urlaubs-Selfies an die Kollegen im Büro? Zuviel Prahlerei erzeugt Neid und schlechte Stimmung. Urlaubsbilder besser nach der Rückkehr präsentieren.

Abwesenheitsnotiz: Inhalts-Checkliste

So wie beim Packen des Koffers für die Reise kann es auch für die Abwesenheitsnotiz hilfreich sein, eine Checkliste zu verwenden. Denn so können Sie nichts Wichtiges vergessen. Diese sieben Informationen sollten Sie in Ihrer Abwesenheitsnachricht unterbringen:

1. Betreff: Machen Sie dem Empfänger sofort klar, worum es geht. Abwesenheitsbenachrichtigungen kennen die meisten schon.
2. Bedanken: Begrüßen und bedanken Sie sich beim Absender. So fühlt er sich wenigstens wertgeschätzt – auch wenn er Sie gerade nicht erreicht.
3. Zeitraum: Sagen Sie ganz deutlich: Von wann bis wann sind Sie nicht erreichbar? Ein Grund muss indes nicht genannt werden.
4. Abwesenheit: Was passiert mit den Mails in Ihrer Abwesenheit?
5. Vertretung: Wer vertritt Sie während der Urlaubszeit und wie lässt sich Ihr Vertreter erreichen?
6. Rückkehr: Was passiert mit der Mail nach Ihrer Rückkehr?
7. Internationalität: Wenn Sie mit Kollegen oder Kunden aus dem Ausland zusammenarbeiten, sollten Sie nicht vergessen, Ihre Abwesenheitsnotiz auch auf Englisch zu verfassen.

(Checkliste von https://karrierebibel.de/abwesenheitsnotiz/)

 Vorlage für Abwesenheitsnotizen auf Deutsch

Vielen Dank für Ihre Nachricht!

Ich bin vom xx.xx.xx - xx.xx.xx im Urlaub und habe deshalb keinen Zugriff auf meine E-Mails. Aus Datenschutzgründen werden Ihre E-Mails nicht weitergeleitet. (falls das zutrifft)

Bitte wenden Sie sich bei dringenden Fragen an meine/n Kollegin/Kollegen xy xy (E-Mail: xy@xy.com | Tel.: xx-xy).

Nach meiner Rückkehr am xx.xx.xx werde ich mich umgehend bei Ihnen melden.

Freundliche Grüße

[Ihre Signatur]

Vorlage für Abwesenheitsnotizen auf Englisch

Thank you for your e-mail!

I am on vacation from xx.xx.xx to xx.xx.xx and I have no access to my emails. For privacy reasons, your emails are not forwarded.

In urgent cases please contact my colleague xy xy (email: xy@xy.com | phone: xx-xy).

I will reply to your e-mail directly after my return on xx.xx.xx.

Best regards

[Ihre Signatur]

Telefonische Abwesenheitsnotiz

Gerade wenn Sie ein Unternehmen leiten, sollte Ihre telefonische Erreichbarkeit gesichert sein. Das bedeutet nicht, dass Sie selbst ans Telefon gehen müssen. Schließlich müssen auch oder gerade Sie sich mal Ruhe vor der Arbeit gönnen. Beauftragen Sie einfach einen guten Sekretariatsservice. Hinterlassen Sie eine Nachricht für den Kunden, die von einem/r Sekretär/Sekretärin persönlich übermittelt wird. So wird das Anliegen des Anrufers professionell und zuverlässig entgegengenommen. Im Anschluss werden Sie per Mail oder SMS über das Anruferanliegen informiert.

Solch einen Telefonservice können Sie bei bluepartner buchen. Als zertifizierter Kundenservicedienstleister mit jahrelanger Erfahrung  im Büroservice ist bluepartner Ihre zuverlässige telefonische Vertretung. Finden Sie hier einen passenden Tarif oder lassen Sie sich dazu individuell beraten.

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