Virtuelle Sekretärin im Sekretariatsservice

Die Arbeitswelt verändert sich und so auch ihre Anforderungen. Menschen müssen nicht mehr zwingend an festen Orten sitzen, um einen Job auszuführen. Aus diesem Grund sind Dienstleister und virtuelle Beschäftigungen absolut im Trend der Zeit. So wie die virtuelle Sekretärin. Dabei handelt es sich nicht um eine High-Tech-Sprachmaschine, sondern um einen ganz realen Menschen, der die Erreichbarkeit des Kunden erhöht. Anders als gewohnt, sitzt dieser Mensch jedoch nicht in Präsenz in einer Firma. Der Arbeitsplatz befindet sich bei einem externen Anbieter, der genau auf dieses Arbeitsfeld spezialisiert ist und immer ans Telefon geht.

Die Arbeit wird online erledigt

Das virtuelle Sekretariat arbeitet natürlich online und mit den neuesten digitalen Methoden und Werkzeugen. Die hohen Kosten eines eigenen Sekretariats werden hierbei durch eine monatliche Grundgebühr des Dienstleisters ersetzt. Das bedeutet höchste Flexibilität für den Dienstleister, der z.B. in Zeiten mit weniger Arbeitsbelastung auf einen anderen Kunden umschwenken kann. Das ermöglicht eine optimale Auslastung der virtuellen Sekretäre und Sekretärinnen und spart dem Kunden wertvolles Geld.

Fachkenntnisse zur Arbeit mit Online-Medien und zur Kundenkommunikation sind unerlässlich und ein Qualitätsbestandteil der Dienstleistung. Kunden die den Sekretariatsservice einer anderen Firma in Anspruch nehmen, müssen großes Vertrauen in deren Fähigkeiten haben können. Denn ausgelagerte, nicht fest angestellte, Mitarbeiter im Bereich Kommunikation sind im direkten Kundenkontakt und damit das Aushängeschild der Firma. Mails und Telefonate anzunehmen und zu bearbeiten, also die optimale Erreichbarkeit und Beantwortung von Anfragen per Telefon oder per E-Mail auch außerhalb von Öffnungszeiten zu gewährleisten, liegt im Zentrum aller Tätigkeiten der virtuellen Sekretärin.

So können die Aufgaben einer virtuellen Sekretärin aussehen

• Entgegennahme und Durchführung von Telefonaten
• aktive Bearbeitung von E-Mails
• Terminorganisation und Terminvergabe
• Organisation der geschäftlichen Reisen
• Erstellung von Rechnungen und Korrespondenzen
• Materialorganisation
• Hintergrundrecherche
• Verfassen von (Unternehmens)berichten

Vertrauen und Datenschutz

Eine virtuelle Sekretärin ist Schnittstelle zu nahezu allen organisatorischen und kommunizierenden Bereichen im Unternehmen. Ob Gesprächsnotizen der Geschäftsleitung, Anfragen und Beschwerden von Kunden, oder der Einblick in Geschäftsberichte, die Vielseitigkeit macht aus diesem Job ein mehr als verantwortungsvolle Tätigkeit. Professionelle Verschwiegenheit und intelligente Kommunikation in Problemlagen zeichnen einen Fachmann und eine Fachfrau aus. Der selbstverständliche Datenschutz aller Informationen ist daher zwingend zu beachten. Durch die Anbindung an mehrere Firmen kann es vorkommen, dass auch konkurrierende Unternehmen denselben Bürodienstleister beauftragen. Auch in dieser Situation muss sich der Auftraggeber auf absolute Verschwiegenheit der Mitarbeitenden verlassen können.

 Die Vorteile des Sekretariatsservice

Eine virtuelle Sekretärin oder auch virtuelle Assistentin kann viele Tätigkeitsfelder eines Unternehmens durch ihre dauerhafte Verfügbarkeit massiv optimieren. Ausfallzeiten, bedingt etwa durch Krankheit, entfallen für den Auftraggeber. Auch die bessere Erreichbarkeit an Wochenenden und Feiertage kann so für alle Kund:innen sichergestellt werden.

Der Sekretariatsservice vergibt Termine, die nur der direkte Auftraggeber freigegeben hat. Irritationen oder Verwechslungen können so bei professioneller Zusammenarbeit fast zu 100 Prozent vermieden werden.

Die virtuelle Sekretärin kann ein effektiver Filter in der Kommunikation sein. Anrufer werden je nach Anliegen, Historie und Verhältnisgrad unterschiedlich behandelt und können so entweder direkt durchgestellt oder auf eine E-Mail-Adresse verwiesen werden.

Einer der größten Vorteile ist die Sprachkompetenz. Der Bürodienstleister kann Muttersprachler für verschiedene Bedürfnisse und Märkte einer Firma zur Verfügung stellen und so Kommunikationsprobleme minimieren.

Tipps für die virtuelle Sekretärin

Bürodienstleister und Sekretariatsservice sind längst zur Normalität geworden. Und so sind auch virtuelle Sekretärinnen und Sekretäre keine Seltenheit mehr. Welchen Sinn würde die Digitalisierung denn auch machen, wenn die Vorteile von ortsunabhängiger Erreichbarkeit nicht genutzt werden könnten? Genau dieser Kommunikationsansatz macht den Vorteil eines virtuellen Büros aus. Trotzdem hat auch dieses System Herausforderungen, die es zu meistern gilt. Um einen reibungslosen Kommunikationsablauf zu sichern, müssen sowohl der Auftraggeber als auch die Assistenz aktuelle Termin verbindlich und stringent in die Onlinesysteme eintragen. Nur dann kann eine virtuelle Sekretärin oder Assistentin erfolgreich tätig sein.

Um erfolgreich agieren zu können, sollten Assistenz und Auftraggeber regelmäßige Gesprächstermine planen und durchführen. Dabei sollte eine Themenliste zum Einsatz gebracht werden, in der alle offenen Fragen Schritt für Schritt behandelt werden können. Diese Liste wird am besten in einer Internet-Cloud hinterlegt, um beidseitiges Bearbeiten zu ermöglichen. Der Versand von Excellisten ist eher kontraproduktiv und stiftet schnell Verwirrung. Ausufernde E-Mail-Kommunikation kostet den Auftraggeber Arbeitszeit, Energie und somit Geld. Fragen können beispielsweise in täglichen Online-Kurzmeetings geklärt werden.

Die wichtigsten Punkte im Überblick

1. Regelmäßige Gesprächstermine durchführen
2. Online-Themenliste erstellen
3. Vermeidung von Excel-Listen
4. Wenig zusätzliche E-Mail-Kommunikation zum Auftraggeber
5. Tägliche Kurzmeetings

 So wird man eine virtuelle Sekretärin

Der Job einer virtuellen Sekretärin im Sekretariatsservice ist mit einer großen Verantwortung verbunden. Dazu braucht man unbedingt Fähigkeiten im Bereich der telefonischen und schriftlichen Kundenkommunikation. Der Beruf umfasst eine Unmenge an Arbeitsfeldern, die sich im Laufe kurzer Zeit immer wieder ändern können. Aus diesem Grund ist ein hohes Maß an Bereitschaft zur regelmäßigen Weiterbildung notwendig.

Ausreichende Kenntnisse in folgenden Bereichen sind die Basis:

1. Telefonkompetenz: Ein Gespräch im Auftrag eines Kunden muss zum Unternehmensauftritt, der Corporate Identity (CI), passen.
2. Organisation: Termine und Verabredungen müssen im Sinne des Kunden angelegt werden.
3. Rechnungslegung: Buchhalterische Tätigkeiten sind auf Grundlage eines Briefings zu erstellen.
4. Technische Kompetenz: Um virtuell Kunden zu vertreten müssen Sekretär:innen um gute Kenntnisse im Digitalbereich verfügen.

Tools für einen effektiven Bürodienstleister

Im Internet gibt es jede Menge Möglichkeiten, durch Programme und Apps, das Leben von virtuellen Sekretärinnen leichter zu machen. Ob die Arbeit nun aus dem Homeoffice oder einem Servicecenter geleistet wird, ist dabei irrelevant. Wichtig bleibt in diesem Zusammenhang nur eines. Dienste wie WhatsApp, Facebook, etc. sind zwar schnell, aber nicht sicher und nachhaltig genug. Um gemeinsame Projekte zu managen, braucht man cloudbasierte Dienste, die Termine verwalten, Anrufe organisieren und Projekte in ihrem jeweiligen Fortschritt darstellen können. Beispiele dafür sind Evernote, Trello und auch Anwendungen aus dem Google Umfeld. Oberste Priorität sollten dabei aber die Sicherheitseinstellungen im Sinne der Firma haben.